Hinweise zur Datenverarbeitung

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher:

Notare Dr. Wilhem Droste & Dr. Henryk Haibt

Postanschrift: Königsallee 2, 40212 Düsseldorf

E-Mail: notariat@droste-haibt.de

Telefon: 0211 600 280 – 0

Fax: 0211 600 280 – 80

 

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte (Herr Denis Gabor) ist unter den oben genannten Kontaktdaten zu erreichen sowie unter: gabor@droste-haibt.de

 

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie uns beauftragen, erheben wir folgende Informationen:

• Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Geburtsname, Geburtsdatum;
• E-Mail-Adresse (eventuell Fax-Nummer);
• Anschrift;
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk);
• Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
  und eventuell Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• Informationen, die im Rahmen Ihres Auftrags für die Wahrnehmung der uns obliegenden amtlichen Tätigkeiten notwendig sind.

 

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Klienten identifizieren zu können;
• um die uns obliegenden amtlichen Tätigkeiten angemessen wahrnehmen zu können;
• soweit wir dazu aus rechtlichen Gründen verpflichtet sind;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

 

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist zu vorstehenden Zwecken nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) zu den genannten Zwecken zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die den Verantwortlichen übertragen wurde. Die Datenverarbeitung erfolgt unter Umständen auch nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und/oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung und/oder nach § 10 Abs. 1 Beurkundungsgesetz („BeurkG“) und/oder nach § 17 Abs. 1 BeurkG.

 

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Notare gespeichert.

 

Gemäß § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare („DONot“) in Nordrhein-Westfalen (AV des Justizministeriums vom 23. März 2001 (3830 – I B. 54) – JMBl. NRW S. 117 – in der Fassung vom 21. Februar 2017- JMBl. NRW S. 53) gilt für die Dauer der Aufbewahrung von Unterlagen folgendes:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge
  (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre;
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre;
• Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. Verfügungen von Todes wegen getroffen werden;
• Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre;
• Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 DONot in der ab 1.1.1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von § 5 Abs. 4 Satz 1 DONot 100 Jahre aufzubewahren. Die vor dem 01.01.1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den in § 5 Abs. 4 Satz 1 Spiegelstrich 1 DONot und in § 5 Abs. 4 Satz 2 DONot genannten Fristen bis auf Weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht.

 

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

 

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c) DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und/oder Dokumentationspflichten (insbesondere nach dem Geldwäschegesetz, dem Strafgesetzbuch oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben.

 

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

 

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO für die Wahrnehmung eine Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die den Verantwortlichen übertragen wurde und/oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und/oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung und/oder nach § 10 Abs. 1 BeurkG und/oder nach § 17 Abs. 1 BeurkG oder nach anderen zwingenden Rechtsvorschriften (z.B. § 18 Grunderwerbsteuergesetz, § 54 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung) vorgeschrieben oder erforderlich ist, werden Ihre personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben.

 

Die Weitergabe an Dritte erfolgt im Rahmen unserer amtlichen Tätigkeiten, insbesondere an Beteiligte und/oder deren Berater (z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer), an Gerichte und/oder Behörden und an finanzierende Kreditinstitute/Versicherungen. Die weitergegebenen Daten dürfen von den jeweiligen Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

 

Die notarielle Verschwiegenheitspflicht bleibt unberührt. Der notariellen Verschwiegenheitspflicht unterliegende Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Erfüllung unserer amtlichen Tätigkeiten erforderlich ist oder wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben.

 

4. Betroffenheit

Sie haben das Recht:

• gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; unsere amtlichen Verpflichtungen bleiben unberührt;
• gem. Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gem. Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gem. Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gem. Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gem. Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gem. Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres notariellen Amtssitzes (Düsseldorf) wenden.

 

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

 

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an gabor@droste-haibt.de